Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Наличные деньги – это всегда интересно
В данном разделе рассмотрим несколько способов, с помощью которых недобросовестный бухгалтер может «прикарманивать» наличные деньги, принадлежащие предприятию. Причем речь пойдет не о «черном нале» (ему будет посвящен отдельный раздел), а о «белых» наличных деньгах, официально проходящих через кассу предприятия.
Якобы «хозяйственные» расходы
Как известно, каждое предприятие периодически тратит определенную сумму наличных денежных средств на различного рода хозяйственные расходы: это могут быть канцтовары, бумага и клей для оклейки окон на зиму, средства для ухода за оргтехникой (например, салфетки для протирки мониторов) и т. д. Конечно, эти затраты обычно не очень велики, но тем не менее некоторые бухгалтеры не против заработать на этом хоть немного, руководствуясь принципом «курочка по зернышку клюет».
В большинстве случаев это выглядит примерно так: бухгалтер получает из кассы предприятия определенную сумму денег на хозяйственные расходы, тратит из них, например, половину (кто там будет проверять – одну пачку салфеток для протирки мониторов он купил в магазине или две?), а вторую половину просто кладет в карман. Для отчетности (чтобы отчитаться за украденные деньги) он просто принесет в бухгалтерию какие-нибудь товарные чеки или копии чеков из магазинов (как известно, достать их не проблема). Проверить такое воровство не очень просто; разве что посмотреть внимательно на документ: может, он нарисован на компьютере или получен с помощью цветного ксерокса?
Кроме этого, нужно всегда интересоваться: как именно планирует потратить бухгалтер сумму, полученную им на хозяйственные расходы? Отчет о деньгах, полученных на хозяйственные расходы, рекомендуется потребовать на следующий же день после их получения: чтобы сходить в магазин за разной хозяйственной мелочевкой, много времени не надо.
«Левые» командировки
Иногда бухгалтер, вступив в сговор с кем-либо из сотрудников фирмы, оформляет на него командировку, выплачивая из кассы причитающиеся по закону суммы (суточные, оплата проезда, компенсация за жилье). Разумеется, для оформления такой командировки необходимы соответствующие оправдательные документы, поэтому обычно для осуществления такой аферы приглашается сотрудник, у которого есть возможность эти документы где-то достать. В зависимости от наличия документов можно оформлять командировку либо на несколько дней, либо на один день – утром уехал, вечером приехал.
Само собой, директору о таких «командировках» бухгалтер ничего не сообщает. Вот здесь и возникает важный вопрос: а как же приказ о направлении сотрудника в командировку, который должен быть подписан руководителем предприятия? Ведь без приказа не может быть командировки – ни одна налоговая при проведении проверки не зачтет эту сумму в состав расходов.
Этот вопрос недобросовестные бухгалтеры решают каждый на свое усмотрение. Одни фабрикуют фальшивый приказ и подделывают подпись руководителя. Другие поступают более хитро: приказ не оформляют, но и сумму командировочных расходов относят не на счет затрат, а на какой-нибудь другой. Например, проводят ее в качестве прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, либо относят на счет «Расходы будущих периодов», откуда не торопятся ее списывать (так и висит эта сумма годами, не особо выделяясь в общей сумме сальдо по этому счету), либо вообще «вешают» на счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», где она тоже будет болтаться до бесконечности, – выдумывают, кто во что горазд. В любом случае без приказа о командировке бухгалтер не будет относить ее на затраты – ведь именно порядок списания затрат налоговые органы проверяют в первую очередь.
Тем не менее отмечу: такой способ воровства сопряжен с достаточно высоким риском, и более-менее серьезная налоговая проверка без особого труда выявит подобные злоупотребления. Это может сделать и директор – нужно внимательно следить за движением денежных средств в кассе предприятия и требовать немедленного отчета по любым непонятным суммам.
Кстати, невнимательный руководитель может сам невольно помочь бухгалтеру совершить подобное злоупотребление. Нередко подчиненные (и в том числе бухгалтеры) подсовывают директору на подпись бумаги, когда тот занят (например, говорит по телефону) или просто очень спешит (например, на деловую встречу). В таких случаях директор может подписать документ, толком не разобравшись, для чего он предназначен. Таким документом вполне может быть фальшивый приказ о направлении сотрудника в командировку – в такой ситуации бухгалтеру будет намного проще оформить «левую» командировку, провести ее по учету в соответствии с действующим законодательством и отчитаться перед налоговой инспекцией при проведении проверки.
«Комиссия» за кассовое обслуживание
Как известно, банк обычно списывает со счета клиента определенную сумму денежных средств за кассовое обслуживание. Она рассчитывается как определенный процент (например, 1 или 2 %) от суммы снимаемых со счета наличных денег. Иначе говоря, если ваш бухгалтер получил в банке наличными 10 000 руб., а комиссия за банковское обслуживание составляет 1 %, то остаток по счету в банке уменьшится на 10 100 руб.
Казалось бы, все просто и ясно, и никаких лазеек для мошенничества в данной ситуации нет. Однако и здесь жадный до легкой наживы бухгалтер может найти способ заработать. Правда, нельзя сказать, что это позволит ему быстро разбогатеть, но все же немного поправить свое финансовое положение (особенно если предприятие часто и помногу получает наличные деньги в банке) вполне реально.
Можете ли вы, как руководитель предприятия, прямо сейчас самостоятельно, не спрашивая бухгалтера и не звоня в банк, ответить на простой вопрос: какой процент берет ваш банк за кассовое обслуживание клиента? Не знаете? Вот и большинство других руководителей тоже не знает. А бухгалтер знает очень хорошо и, при желании, может этим воспользоваться.
Предположим, бухгалтер получил в банке 100 000 руб. наличными (неважно, на что: на хозяйственные расходы, заработную плату работникам, командировочные расходы и др.). При этом со счета предприятия будет списано 102 000 руб. На закономерный вопрос, который вы зададите бухгалтеру, он ответит: 2000 руб. – это комиссия банка, которая составляет 2 % от суммы получаемых наличных денег. В таком случае будет нелишним позвонить в свой банк и поинтересоваться, какой процент комиссионного вознаграждения он взимает на самом деле. Не исключено, что этот процент составляет не 2, а, например, 1 %. В этом случае несложный расчет показывает, что ваш бухгалтер «прикарманил» 1000 руб. Хорошая «подработка» за одну поездку в банк, не так ли?
Здесь возникает закономерный вопрос: каким же образом бухгалтер проведет по учету «лишние» деньги? Ведь обмануть директора – это одно, а налоговую инспекцию или банк (банк в любой момент может провести проверку соблюдения кассовой дисциплины) – совсем другое. Сразу возникнет вопрос, куда же делись эти деньги.
Провести деньги по учету можно разными способами: например, списать на хозяйственные расходы, использовав при этом в качестве оправдательных документов какие-нибудь копии чеков из магазинов, или оформить их как выданную под отчет сумму, а списать немного позже, при первом удобном случае и т. д. Зато при каждом получении наличных денег в банке ваш бухгалтер будет иметь неплохой дополнительный доход, особенно если снимается крупная сумма.
Кстати, некоторые банки берут комиссию и за взнос наличных денег на расчетный счет предприятия. Поэтому, если ваш бухгалтер повез в банк, например, 100 000 руб., а остаток на счете увеличился только на 98 000 руб., есть смысл связаться с банком и проверить, какой процент комиссионного вознаграждения он берет за взнос наличных денег на счет, если берет вообще. Следует отметить, что иногда размер комиссионного вознаграждения за снятие наличных денег и за взнос наличными на расчетный счет в одном и том же банке может быть разным: например, за снятие наличных денег банк берет 2 % от суммы, а за взнос наличными на расчетный счет – 1 % от суммы. На вопрос директора: «Сколько мы платим комиссии?» бухгалтер, честно глядя в глаза, отвечает: «2 % от снимаемой суммы», умалчивая про размер комиссии, взимаемой за взнос наличными. Редко какой руководитель знает о таком нюансе, чем вполне может воспользоваться недобросовестный бухгалтер.
