Бухгалтерский учет на компьютере

На этом добавление новой информационной базы завершено, нажмём на кнопку Готово и подождём, пока система создаст новую информационную базу и отобразит окно запуска, в которое уже добавлена только что созданная база, рис. 1.8.
Рис. 1.8. Окно запуска 1С: Предприятие с новой информационной базой
Просматривая список баз и щёлкая по ним мышью, можно, в нижней части окна, видеть путь к базе. Знание пути к информационной базе позволяет нам создавать её резервные копии. Резервное копирование информационных баз можно осуществлять различными способами. Пожалуй, самый простой – это сделать копию папки информационной базы.
Резервное копирование рабочих информационных баз очень важно. Дело в том, что потеря информационной базы без наличия резервной копии обрекает бухгалтера на необходимость восстановления данных учёта. То есть, ему придётся восстановить каждый документ, который присутствовал в базе, каждую запись справочника (ниже рассмотрим эти объекты), а если речь идёт о конфигурации, доработанной с учётом особенностей учёта в организации, сложность восстановления учёта усложняется еще сильнее. Если в бухгалтерии делаются распечатки всех документов, вводимых в информационную базу, задача по восстановлению информационной базы, хотя и остаётся весьма трудоёмкой, имеет вполне обозримый масштаб. Если же большая часть документов хранится в электронном виде, потеря базы – это катастрофа. Причем, причины потери информационных баз часто кажутся совершенно невозможными. Когда теряются информационные базы? Вот несколько типичных примеров:
• В бухгалтерии украли компьютер.
• Система была заражена компьютерным вирусом, который уничтожил данные информационной базы.
• Этажом выше прорвало водопроводную трубу, бухгалтерию затопило, компьютер оказался безнадёжно испорченным.
• Бухгалтер, решив навести порядок на компьютере и удалить ненужные или учебные базы для того, чтобы освободить место, случайно удалил и рабочую базу.
• За компьютером бухгалтера кто-то учился работать с информационными базами, и, не вполне понимая последствия, случайно удалил рабочую базу.
• Рабочий компьютер перегрелся, что привело к выходу из строя жёсткого диска.
• Бухгалтеру приобрели новый компьютер, системный администратор, который настраивал ему этот компьютер, не знаком с особенностями системы 1С: Предприятие. Он не перенес рабочую базу на новый компьютер. При этом жёсткий диск старого компьютера был отформатирован.
На самом деле, существует огромное количество причин потери информации. Многие полагают, что их это, уж точно, не коснётся, поэтому не уделяют внимания резервному копированию баз, а порой просто не знают об этом. Когда базы теряются – те, кто не заботится об их резервном копировании, обычно горько сожалеют о том, что не делали этого. Пожалуй, на каждом рабочем месте бухгалтера стоило бы повесть плакат с напоминанием: «Сделать архивную копию базы». Не помешает и следить за наличием и актуальностью программного обеспечения для защиты компьютера от компьютерных вирусов и угроз интернета.
Частота, с которой стоит делать архивные копии, зависит от интенсивности работы. Например, если каждый день вам приходится вводить десятки документов, делайте резервную копию в конце каждого рабочего дня. Очень важно, чтобы резервная копия базы хранилась бы отдельно от компьютера, на котором расположена рабочая база. Тогда, что бы ни случилось с компьютером и с рабочей базой вы всегда сможете восстановить данные и спокойно продолжить работу. Если речь идёт о потере, вместе с базой, вашего компьютера, вам, для восстановления работы, понадобятся и установочные файлы платформы. Их всегда можно загрузить из пользовательского раздела на сайте 1С (при покупке программы организациям выдают данные для доступа к этому разделу) или получить в фирме-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию. Сфера вашей ответственности – информационная база, так как без наличия её резервной копии именно вам придётся восстанавливать учёт.
Сделать резервную копию информационной базы очень просто. Нужно убедиться в том, что 1С: Бухгалтерия не запущена, после чего перейти туда, где расположена рабочая папка базы (уточнить расположение можно в окне запуска 1С: Предприятие) и скопировать всю эту папку на внешний носитель информации. Если путь к базе кажется вам непонятным, просто откройте Проводник и внимательно введите путь в адресную строку. То есть, для перехода в папку, где хранится информационная база в нашем примере достаточно открыть Проводник и ввести в его адресную строку путь C:\Users\Admin\Documents\1C. Обратите внимание, на рис. 1.8. при щелчке по базе в нижней части окна выводится следующее: File=”C:\Users\Admin\Documents\1C\DemoAccounting”. Нас, во-первых, интересует то, что расположено в этой строке в кавычках. Во-вторых, нужно знать, что после последнего знака косой черты (\) располагается имя папки (DemoAccounting), в которой хранится информационная база. Там присутствует несколько файлов, нам можно не задумываться об их составе, мы можем создавать копию всей папки с файлами базы. Всё, что следует до имени папки базы – это путь к ней. Если вы знакомы с устройством операционных систем семейства Windows, вы поймёте, глядя на этот путь, что папка базы расположена в папке 1С, которая, в свою очередь, находится в папке Мои документы текущего пользователя. Итак, после перехода в эту папку мы видим следующее, рис. 1.9.
Рис. 1.9. Рабочая папка базы
Обратите внимание на путь к папке в адресной строке Проводника – в таком виде он выводится при щелчке в этой строке мышью. Если вы не уверены, в нужную ли папку перешли – внимательно сравните этот путь с путём к базе, указанным в окне запуска. Иначе может оказаться так, что вы будете копировать не ту базу.
После того, как рабочая папка базы обнаружена, можно щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся контекстном меню команду Копировать, перейти в папку, в которую вы хотите вставить копию и выполнить команду вставки. Базу нужно копировать на съемный носитель информации. Вам следует сообщить руководству организации о том, что вы делаете резервные копии базы. Весьма вероятно, что вам нельзя будет выносить копию из организации – в таком случае нужно, например, запирать носитель с копиями баз в сейф.
Желательно, после копирования базы, переименовать её папку. Например, если папка базы называется DemoAccounting, её, скажем, после копирования 21 июля 2013 года, можно переименовать в DemoAccounting 21-07-13. Так вы сможете хранить в одной и той же папке на съемном носителе информации несколько копий базы за разные периоды. Наличие нескольких копий расширяет ваши возможности по восстановлению данных, так как вы можете вернуться не только к последней копии, но и к нескольким предыдущим. Так как файлы информационных баз могут иметь достаточно большой размер, для хранения архивов можно использовать внешний жёсткий диск, и, кроме того, сжимать резервные копии с помощью приложения-архиватора.
При использовании описанного подхода к резервному копированию, восстановление рабочей базы из копии сводится к следующему. Предположим, вчера вечером вы сделали резервную копию, убрали её в надёжное место, а придя утром на работу, обнаружили, что с вашим компьютером что-то произошло. Через некоторое время вам предоставили новый компьютер, на котором есть всё, что нужно для работы – кроме вашей рабочей базы. Вы подключаете к этому компьютеру тот носитель, на котором хранятся резервные копии базы и копируете папку с базой с носителя на жёсткий диск компьютера. Например, создали в папке Мои документы каталог Buh и скопировали папку базы туда.
После этого нужно запустить 1С: Предприятие и начать процесс добавления новой информационной базы (нажав на кнопку Добавить). При этом в окне, которое можно видеть на рис. 1.3., нужно выбрать вариант Добавление в список существующей информационной базы. После этого вам будет предложено указать наименование информационной базы. Лучше всего в подобных ситуациях указывать в наименовании, наряду с наименованием конфигурации и дату резервной копии – для того, чтобы было понятно, с какой именно копией мы имеем дело. Именно так мы и поступили, рис. 1.10.