Правила делового общения: 33 «нельзя» и 33 «можно»

Что касается личных проблем — лучше оставить их при себе или делиться ими с самыми близкими и тоже на условиях взаимности.
Правило 8. Приводить самого себя и свои успехи в качестве примера для подражания
Помните, как раздражало, когда в детстве папа или мама, дядя или тетя начинали говорить: «Вот я в твоем возрасте…» Нельзя ссылаться на свой опыт и приводить себя в качестве положительного примера. Это не просто хвастовство — это хуже, так как вы сами себя водружаете на пьедестал и предлагаете другим людям молча стоять у ваших ног и восхищаться вашими талантами. Если пример удачный и буквально просится на язык, то я советую придумать друга, подругу, ученика, коллегу, которым и приписать все ваши подвиги, и тогда вас будут слушать внимательно, с энтузиазмом и восторгом. Как известно, Эльдар Рязанов, написав стихи к фильму «Служебный роман», быстренько выдумал неведомого немецкого поэта, которому якобы и принадлежали строки «У природы нет плохой погоды» и другие лирические стихи. Он не хотел ни лести, ни ухмылок. И был прав.
Если все же очень хочется рассказать факты и истории из своей жизни, то постарайтесь акцентировать внимание на том, как вы совершали ошибки, как вам было трудно и как вы до сих пор удивляетесь удачному финалу. Примерно так построил свое знаменитое выступление перед студентами Стэнфорда Стив Джобс. Есть еще отличное слово — повезло! К нему ни у кого не возникает претензий.
Правило 9. Перебивать собеседника
Если кто-то долго и сбивчиво говорит об одном и том же, очень хочется наконец сказать: «Я понял» или «Достаточно». Но, к сожалению, вы не можете так поступить. Грубо перебить собеседника означает проявить полное незнание законов коммуникации. Дайте договорить и используйте набор невербальных средств для того, чтобы показать ему: вы уже прониклись его ситуацией и поняли его идею. Не смотрите на часы и ни в коем случае не начинайте копаться в одном из своих гаджетов. Это еще хуже, чем сказать напрямую, что вы все поняли и готовы ответить. Надо действовать мягко и сочувственно. Нужно уметь кивать, смотреть в глаза и через кивок, взгляд, рукопожатие, дружеское объятие прекращать поток ненужных словоизлияний. А уже после этого можно сказать, что вы все запомнили и очень рады знакомству. И дать контакты — свои или своего помощника, в зависимости от ситуации и степени вашего интереса к собеседнику. После этого можете уходить с чувством выполненного долга. Но не забывайте, что человек будет ждать обещанного звонка или решения его вопроса. Так что советую позаботиться о том, чтобы ваши помощники (если они есть) сделали все необходимое и доложили вам о результате.
Кстати, иногда такие надоедливые просители или «изобретатели вечного двигателя» оказываются интересными людьми. Дайте им досказать свою несвязную речь. Лишние две-три минуты ни от чего не спасут вас в ситуации вечного цейтнота, а разговор может принести пользу.
Правило 10. На предложения подчиненных сразу отвечать «нет»
Слово «нет» звучит как выстрел, как приговор. Даже если вы с самого начала видите, что предложение никуда не годится, надо уметь поблагодарить человека и сказать что-то, что ему будет приятно услышать, а вас ни к чему не обяжет: «Интересно, спасибо, подумаю, спасибо, понимаю». Человек уйдет от вас окрыленный, и от этого всем будет лучше, а у вас появится шанс действительно обдумать предложение, которое в первую секунду захотелось отбросить как ненужную помеху. А вдруг в этих словах есть смысл? А вдруг?
Правило 11. Разговаривать по мобильному телефону в присутствии других людей
Появление мобильников привело к тому, что мы часто становимся свидетелями разговоров, которые нам не нужны и не интересны. Особенно это заметно в скоростных поездах, самолетах, автобусах, когда на фоне общего молчания возникает голос, вещающий о подробностях крупной сделки или резко воспитывающий ребенка. Всем неловко. Надо иметь терпение и разговаривать со своими близкими или подчиненными только в той ситуации, когда рядом нет лишних свидетелей. В том же «Сапсане» есть специальная зона в тамбуре, где можно спокойно поболтать по телефону. Удивительно, что наши люди не желают подниматься со своих кресел и бесцеремонно нарушают покой других людей, делясь при этом конфиденциальной информацией со всем миром. Кстати, в Европе запрещено пользоваться мобильными телефонами в общественных местах и общественном транспорте.
Правило 12. Опаздывать на совещания и переговоры
Вы сохраните свои нервы и будете пользоваться уважением окружающих, если приучите себя не опаздывать. Есть люди, которые спокойно опаздывают и даже считают, что в этом проявляется их высокий статус. Вы хотите видеть меня и только меня, так ждите столько, сколько придется! Известно, что наш президент опоздал даже на прием к папе римскому. Я была бы рада, если бы он пришел вовремя, как и все другие персоны мирового масштаба. Надо уважать других людей и беречь их время.
Правило 13. Не перезванивать и не отвечать на деловые письма хотя бы коротеньким «ОК»
Очень неприятно, когда на деловое письмо вам отвечают молчанием. Вы нервничаете, пишете новые письма, звоните по телефону в приемную, и все это исключительно потому, что человек не потрудился набрать две буквы: «ОК». Ведь совсем необязательно писать развернутый ответ. Достаточно просто сообщить, что письмо получено и его прочли. Для отправителя такой сигнал чрезвычайно важен. Это деловой этикет, проявление вежливости, и за рубежом принято поступать именно так, но почему-то у нас этим часто пренебрегают.
Правило 14. Критиковать кого-то в присутствии других (если это не делается специально)
Говорить людям неприятные вещи вообще малопродуктивно. Человек «выставляет колючки», начинает оправдываться, обижается. Ему трудно дышать, трудно работать. Бывает, что менеджер обязан сделать работнику серьезное замечание, но старайтесь по крайней мере не допускать того, чтобы это слышали другие. Дело в том, что вы можете не знать всего, что происходит между сотрудниками. Например, среди прочих в вашем кабинете может оказаться человек, в которого объект вашей критики безнадежно влюблен. И тогда ваше замечание затронет уже не столько его разум, сколько сердце и душу. А это не ваша зона влияния. Так что тысячу раз подумайте, стоит ли говорить что-то резкое. Я уверена, что похвалой можно добиться гораздо большего, чем критикой.
Правило 15. Прилюдно раздражаться и нервничать
Сохраняйте достоинство в любой ситуации, старайтесь на людях сдерживать эмоции. Собственно сдержанность, умение держать паузу — это один из важных признаков настоящего человеческого достоинства.
Пауза — отличный инструмент для трудной коммуникации. Если вы не поддадитесь первой реакции раздражения, а выдержите паузу — сразу выигрываете диалог. Молчите, смотрите на собеседника спокойно и уважительно, только не позволяйте себе никаких усмешек и улыбок, это выводит людей из себя! Мысленно повторите неудобный вопрос или реплику, которая вас рассердила. Попытайтесь понять, чем именно она вызвана. Спокойно ищите компромисс или отложите серьезный разговор. Подумать всегда полезно, а для этого требуется время.
Правило 16. Отвечать на вопросы подчиненных без энтузиазма и понимания
Если вы босс и уверены в себе — это не означает, что рядом с вами нет людей, которые через какое-то время смогут стать круче вас. Сильные мира сего должны уметь опираться на тех, кто сопротивляется. Этот прекрасный совет приписывается русской императрице Екатерине Второй. Опираться на тех, кто сопротивляется, значит внимательно слушать тех людей, которые могут сказать вам «нет» и выразить несогласие по ключевым вопросам стратегии и тактики компании. Они должны иметь возможность сообщить вам о своих сомнениях, иначе они не будут работать эффективно, а это не в ваших интересах. Однако есть два правила, которые лично я считаю очень полезными.